¿Qué es el fraude interno? Tipos y cómo prevenirlo en tu empresa

¿Sabías que una parte de los fraudes empresariales pueden venir del personal interno? Cuando hablamos de los riesgos y las vulnerabilidades que enfrenta una empresa, solemos pensar en agentes externos. 

Sin embargo, quienes laboran dentro de la compañía también pueden causar un gran daño si cometen un fraude interno. Aquí te explicamos los diferentes tipos que existen y cómo prevenirlos.

¿Qué es el fraude interno?

El fraude interno consiste en el acto de obtener beneficio de los recursos o bienes de la empresa de forma ilícita por parte de un empleado. La detección del fraude interno trae consecuencias negativas para el funcionamiento de las organizaciones, sobre todo en la parte financiera y en la reputación de la misma.

Uno de los ejemplos más comunes es cuando un empleado tiene acceso a las finanzas de una empresa y decide desviar cierta cantidad de los fondos hacia su cuenta personal.

Según la teoría del Triángulo del Fraude, existen tres causas principales por las cuales alguien comete este delito: la atracción o beneficios de hacer fraude, presión por problemas financieros y la oportunidad debido a la falta de controles dentro de una organización. 

¿Cuáles son los tipos de fraude interno más comunes?

Existen diversos tipos de fraudes internos que pueden ocurrir en una empresa. A continuación te explicamos los 7 más importantes:

Fraude documental

Ocurre cuando el colaborador presenta una factura que ha sido alterada o no cuenta con las condiciones reglamentarias para considerarse válida, como por ejemplo, numeración, datos del emisor, fecha y lugar de emisión, descripción de los productos adquiridos, entre otras.

De tipo cronológico

No hay coincidencia entre los gastos que el empleado dice haber tenido en un momento determinado. Por ejemplo, un viaje de negocios o una actividad fuera de la empresa, y las fechas expuestas en su nota de pago.  

Por límite de gastos

En este tipo de fraude, el colaborador presenta una nota de gastos que sobrepasa el límite acordado con la empresa para su uso durante viajes: hospedaje, comida, transporte, entre otros. 

Compra de artículos sin autorización

También se denomina no compliance y se refiere a aquellos casos en los que los empleados deciden pagar con dinero de la empresa artículos, productos o servicios para su beneficio personal sin autorización previa.

Manipulación del capital social y patrimonio

Es el tipo de fraude que cometen quienes administran los recursos de la empresa. Aprovechan su posición para el desvío de ingresos, la malversación de fondos y alteran los registros contables para esconder el fraude.

Filtraciones de información

De manera intencional, el defraudador lleva a cabo la fuga de información importante para la compañía, como la tecnología que usa, sus transacciones y datos confidenciales sobre los productos y servicios. 

Apropiación indebida o ilícita

La persona que comete el fraude se vale del engaño, la falsificación de gestiones o el desvío para adueñarse de bienes, activos o recursos de la empresa.

6 medidas clave para la prevención del fraude interno

Siempre existe la posibilidad de que ocurran actividades fraudulentas dentro de una empresa; sin embargo, estas pueden minimizarse con un enfoque preventivo a través de las siguientes medidas:

1. Crear un sistema de controles internos: la falta de controles internos facilita la ocurrencia de fraudes. Crea un sólido sistema para velar porque los recursos sean usados la mejor forma; detectar los intentos de fraude, evitar pérdidas económicas y situaciones que afecten la reputación de tu compañía.
2. Implementar la norma ISO 37003: esta norma estandariza los procesos para identificar, evaluar y gestionar los riesgos de fraude en las empresas. Su implementación puede reducir las pérdidas financieras y prevenir actividades fraudulentas de forma más efectiva. 
3. Realizar evaluación de riesgos continuamente: identifica los riesgos de fraude en departamentos como finanzas, recursos humanos y compras. Evalúa la probabilidad de los posibles fraudes y el daño que causarían. Desarrolla estrategias de mitigación de riesgos. Monitorea continuamente, haz los ajustes necesarios y repite el proceso para la prevención del fraude.
4. Promover la cultura organizacional: promover la ética y la integridad en tu empresa ayuda a minimizar el riesgo de fraude interno y mejorar el clima laboral. Además, fomenta líderes que enseñen con el ejemplo, así los colaboradores podrán reportar irregularidades y recibir reconocimiento y recompensas.
5. Capacitar adecuadamente al personal: todos los colaboradores deben recibir capacitación regularmente para saber cuáles son las vulnerabilidades, qué medidas preventivas adoptar para detectar posibles fraudes y sus funciones durante la gestión del riesgo. En Delta Protect te ofrecemos la capacitación en materia de ciberseguridad con nuestro programa Apolo. 
6. Habilitar un canal de denuncias: los canales de denuncias eficaces le garantizan a las fuentes internas y externas informar cualquier irregularidad de forma anónima y confidencial.

¿Qué hacer si detectas un fraude interno? 4 consejos para gestionarlo

Si detectas casos de fraude interno o tienes sospechas de que han ocurrido, es fundamental que lleves a cabo una serie de acciones para evitar que se repitan. Los consejos más importantes para gestionar estas situaciones son:

Realizar una investigación en profundidad

Recaba toda la documentación que permita sustentar el posible fraude, interroga a los presuntos involucrados, contrasta con las fuentes internas y externas. La investigación no debe finalizar hasta que se tenga la certeza de la culpabilidad o no del posible defraudador.

Hacer auditorías internas

Las auditorías internas son una excelente herramienta para detectar fraudes internos que hayan ocurrido en tu empresa. Además, pueden tener un efecto disuasorio en quien intente cometer un fraude porque sabe que en cualquier momento sería descubierto.

Elaborar un informe final

Una vez culminada la etapa de investigación realiza un informe detallado sobre los procesos que se siguieron, las actividades fraudulentas detectadas, el nivel de daño que produjo el fraude, si hubo falta de controles internos o se violaron. 

Toda esta información servirá para la toma de decisiones a futuro sobre las medidas de seguridad para la prevención de fraude. 

Utilizar software para la gestión de riesgos

Esta herramienta ayudará a que los procesos sean más eficaces y eficientes para la detección de fraudes internos. El software de gestión de riesgos permitirá:

• Automatizar los controles internos: esto reduce la posibilidad de errores por factores humanos y garantizan la continuidad en la aplicación de controles. 
• Monitorear en tiempo real: las alertas y notificaciones deben generarse inmediatamente se detecte un fraude para poder minimizar la ocurrencia del fraude o sus consecuencias. 
• Centralizar la evaluación de riesgos: esto mejora el proceso, ya que su plataforma centralizada ayudará a identificar, mitigar y monitorear los riesgos en todas las áreas operativas de la empresa. 

En Delta Protect, puedes automatizar la detección de fraudes internos en tu empresa y proteger tus recursos. Nuestra herramienta Apolo agiliza los procesos, previene pérdidas financieras y salvaguarda la reputación de tu organización. Agenda una demo y promueve la mejoría continua de tu organización.